„Kauno tiltų“ sėkmingos veiklos įrankis – inovatyvumas

Anzelmas Filimanavičius, Keliai ir tiltai Nr. 2 (10)
„Kauno tiltų“ sėkmingos veiklos įrankis – inovatyvumasShutterstock
Didžiausia transporto infrastruktūros statybos bendrovė Baltijos šalyse – AB „Kauno tiltai“ – jau startavusiam pažangos vertinimo konkursui „Mūsų kelias 2015“ pristatė įmonėje įdiegtą ir patobulintą amerikiečių kompanijos „Oracle“ produktą – profesionalią projektų valdymo sistemą „Primavera P6“. Pastaroji skirta Lietuvos automobilių kelių direkcijos prie Susisiekimo ministerijos, asociacijos „Lietuvos keliai“ ir tarptautinio žurnalo „Transportas“ antrus metus iš eilės organizuojamo minėto konkurso nominacijai „Metų kelių inovacija“.

Projektų valdymo sistema „Primavera P6“ labiausiai pritaikyta statybinėms organizacijoms. Visos didžiosios pasaulio kompanijos ją naudoja savo veikloje kaip vieną pagrindinių sistemų. Pavyzdžiui, projektų valdymo sistema „Projekt Manager“ yra skirta kitų veiklos sričių įmonėms.

Kodėl AB „Kauno tiltai“ pasirinko būtent sistemą „Primavera P6“? Atsakymas paprastas – ji leidžia pasinaudoti geriausia visų projektų valdymo praktika. Be to, planuojant projekto darbus šia sistema galima optimaliai panaudoti turimus resursus ir išvengti darbų pasikartojimo.

Naudoja visuose projektuose

AB „Kauno tiltai“ šią metodiką naudoja visuose projektuose, net jei tam tikras projektas – tik vienos dienos darbas. Įmonė, planuodama darbus būtent su šia projektų valdymo sistema, gali turėti visą darbų analizę, ataskaitą ir visą konkrečių darbų vaizdą.

Dar vienas labai svarbus dalykas yra projektų grafikų nuokrypis nuo sutarties, kitaip tariant, nuo grafiko. Šia sistema įmanoma numatyti, kada, per kurį laiką ir kokiais darbais galima pasivyti sutartą projekto grafiką.

Anksčiau kiekvienas projektas buvo planuojamas įvairiose sistemose: vieni grafiką braižė „Excel“ programa, kiti – tiesiog ranka, treti skaičiavo, planuodami kiekvieną darbą.

Laikas viską pakeitė. Anksčiau buvo galima priduoti atliktus darbus tik suvedus kiekvieną perdavimo – priėmimo aktą atskirai ir tik tada gauti atsakymą, kiek darbų jau atlikta, kiek atsilikta nuo sutarties ir numatyto biudžeto. Nuo to laiko, kai buvo įdiegta minėta programa, viskas tapo struktūriškai aiškiau. Paskutinę kiekvieno mėnesio dieną galima gauti visą informaciją ne tik apie dokumentais patvirtintus darbus, kurie kiekviename projekte yra skirtingi, nes perdavimo – priėmimo aktų pasirašymas prasideda nuo 20–22 d. ir tęsiasi iki mėnesio pabaigos, bet ir kitą reikalingą informaciją.

Paskutinę mėnesio dieną sistema fiksuoja patį faktą, todėl aiškiai matyti, kiek yra nebaigtų gamybos darbų. Anksčiau juos suskaičiuoti kiekvieno mėnesio pabaigoje buvo labai sunku, todėl jų apskaita buvo pateikiama tik metų gale. Dabar tai padaroma kas mėnesį.

Kita vertus, projektų vadovai jau nebegali išsisukinėti sakydami, kad jie viską patvirtino perdavimo – priėmimo aktais ir nuo darbų grafiko atsilieka tik todėl, kad dar po to kelias mėnesio dienas vykdė didelės vertės darbus, kurie esą ir privertė atsilikti.

Pritaikė skandinavišką patirtį

Bendrovė „Kauno tiltai“, prieš apsispręsdama pirkti projektų valdymo sistemą „Primavera P6“, išanalizavo labai daug kitų valdymo sistemų, konsultavosi su ekspertais. Šį modelį įmonė nusižiūrėjo Lenkijoje iš Švedijos kompanijos „Skanska“, kuri, įvairiose šalyse nusipirkusi 30 įmonių, jas ėmė valdyti būtent tokiu metodu. Tiesa, ši skandinavų kompanija kiekvienai įmonei parinko projektų valdymo sistemas pagal šalių specifiką.

Įmonė „Kauno tiltai“, detaliai išnagrinėjusi skandinavišką patirtį, ją pritaikė pagal savo poreikius. Bendrovės specialistai pamatė, kad amerikiečių sukurtos darbo grafikų valdymo sistemos nepakanka, nes čia vyrauja truputį kitoks požiūris į projekto valdymą.

Užsienio – anglų, amerikiečių – kompanijos planuoja ne pajamas, o išlaidas. Lietuvos įmonės įpratusios numatyti pajamas, įplaukas, todėl „Kauno tiltai“ suprogramavo ir sistemoje „Primavera P6“ įdiegė papildomą modulį, kad galėtų dirbti pagal savo tvarką.

Tilto perdangos darbai, kurie kainuoja apie 6–9 mln. eurų, būna surašyti vienoje eilutėje, kurioje įvardintas perdangos sumontavimas ir užstūmimas ant atramų, tačiau šie darbai atliekami 12 mėnesių. Kaip visa tai suplanuoti etapais? Ogi parastai: dabar kiekvienas darbų etapas – sijų sumontavimas, suvirinimas, nudažymas ar pan. – išskaidomas. Tai labai geras dalykas, nes užsakovui priduodant darbus techninei priežiūrai būna aišku, kuri darbų dalis, išreikšta procentais, nuveikta.

Svarbu tai, kad kiekvienas atliktas darbas turi savo vertę, o sistema padeda aiškiai matyti jau atliktą jo dalį, nes metalo užstūmimo darbų kilogramais juk neįvertinsi. Pavyzdžiui, sijų atvežta daug, pusė jų jau sumontuota, dar trečdalis nudažyta ir dar viena dalis suvirinta. Kaip nustatyti, kokia dalis darbų nuveikta? Šiuo atveju ir vėl pagelbės jau minėtas projekto valdymo modelis, kai galima aiškiai matyti, kiek procentų darbo jau atlikta.

Darbų fiksavimas – gera prevencija

Programos „Primvera P6“ „Kauno tiltų“ sukurtame modulyje fiksuojami ne tik faktiškai atlikti įmonės darbai, pasirašyti perdavimo – priėmimo aktai, bet ir dar vienas svarbus dalykas – nepatvirtinto apmokėjimo darbai.

Dabar labai populiaru sakyti, kad pastarieji darbai taip pat turėjo būti įvertinti patvirtintoje sąmatoje, tačiau ar įmanoma numatyti tai, kas atsiranda netikėtai? Bendrovė „Kauno tiltai“ dabar jau puikiai žino, kaip reikia ir tai susiplanuoti. Sistema padeda grafike sudėlioti ne tik sąmatoje numatytus, bet ir projekto įgyvendinimo metu atsiradusius papildomus darbus, už kuriuos užsakovas nebūtų sumokėjęs, jei šie nebūtų įtraukti į sąmatą. Taigi, sistema „Primavera P6“ padeda pagal grafiką suplanuoti absoliučiai visą projektą.

AB „Kauno tiltai“ taip pat yra įdiegę gigantišką tarpžinybinės mokestinių duomenų programos „Business Object“ dalį, kuria sudaromos ir analizuojamos finansinės ataskaitos. Taigi, visos prieš tai išvardintos programos ir sudaro „Kauno tiltų“ įdiegtą projektų valdymo sistemą, kuri padeda skirtingus darbus išskaidyti, panašius sujungti ir visus juos suplanuoti taip, kad darbus būtų lengva sekti pagal laiką ir atitikimą numatytam grafikui. Fiksavimas darbų, atliktų dekadomis (3 kartus per mėnesį), yra labai gera prevencija, kai įmonės specialistai ne mėnesio pabaigoje, o kas 10 dienų mato, kiek atsiliekama nuo sutartyje numatyto grafiko. Kai ataskaitos gaunamos už trumpesnį laiką, galima daug operatyviau sureaguoti į nepalankią situaciją.

Susiję grafikai

Sistemoje „Primavera P6“ yra sudaromi tarpusavyje susiję grafikai. Jeigu joje fiksuojamas atsilikimo nuo grafiko faktas, programa atliekamus darbus savarankiškai perkelia į kitą dekadą. Esant poreikiui, specialistas ją gali pataisyti ranka, tačiau pati programa neleidžia praėjusių darbų palikti grafike. Šioje įmonėje yra sekami trys pagrindiniai – sutartinis, einamasis ir perdavimo – priėmimo aktais pasirašytų darbų – grafikai. Be to, visi projektai yra suskirstyti pagal statinio tipą ir paskirtį. Ką tai reiškia?

Jei kelią kerta tiltas, jis bus priskirtas automobilių kelių projektams, tačiau atskiri projektai bus išskaidyti pagal kelius, tiltus ir kitus statinius. Darbų tipai taip pat įvardinti, t. y. visi darbai suskirstyti į grupes, todėl labai aiškiai matyti, kai susikaupia per daug tos pačios rūšies darbų (pavyzdžiui, asfaltavimo) arba šie nukeliami į kitus mėnesius. Planavimo kokybė nenukenčia, nes su projektų valdymo sistema galima stebėti darbų seką. Visa tai nagrinėjama įvairiais aspektais – pagal padalinius, darbų tipą – ir daroma analizė, kiek yra lėšų, kieno atliekami darbai vėluoja, kurioje srityje yra daugiausia darbų ir panašiai. Kokia viso šito nauda?

Kalendorinis grafikas sudaromas pagal konkrečius darbus, jų etapus, stadijas ir tinkamą detalumą. Ši informacija yra reguliari ir aiškiai sufokusuota pagal laiką, t. y. konkrečiomis mėnesio dienomis – 10, 20, 30 ar 31 – gaunama informacija apie atliktus darbus nepriklausomai nuo to, kada pasirašyti jų perdavimo – priėmimo aktai. Tada aiškiai matomas faktiškai atliktų ir užsakovui priduotų darbų nuokrypis nuo sutarto grafiko.

„Kauno tiltų“ atstovai, diskutuodami su techninės priežiūros specialistais ar kartą per mėnesį vykstančiuose susirinkimuose, gali aiškiai įvardinti nebaigtos gamybos priežastis ar trūkumus. Grafikuose darbai susiję, todėl neįmanoma jų dirbtinai perstumdyti ir suklysti, kaip antai, nebaigus vieno darbo pradėti kitą. Ši įmonė bet kada gali gauti būtiną jiems užsakovų ir projektų informaciją, todėl, ypač baigiantis metams, minėtos informacijos surinkimas, kaip būdavę anksčiau, tikrai neužsitęs.

Patogi programa

AB „Kauno tiltai“ prieš kiekvieno naujo projekto pradžią atlieka laboratorinius bandymus, kuriuos dėl įdiegtos programos jau galima analizuoti visais aspektais, taip pat atlikti projektinius protokolus.

Bendrovėje taip pat kuriama mobili medžiagų apskaita, su kuria kasdien bus galima kontroliuoti naudojamų medžiagų kiekius, jų kokybę ir naudojimo grafikus. Ateityje šioje įmonėje numatoma turėti visų resursų planus, todėl ketinama įdiegti medžiagų užsakymo, mechanizmų, darbo jėgos poveikio planavimo programą.

Profesionalios projektų valdymo sistemos „Primavera P6“ įdiegimas – nuo idėjos iki visiško įgyvendinimo – bendrovėje užtruko beveik 3 metus. Teko atlikti daug programavimo darbų, tačiau visa tai įveikti sparčiau padėjo darbų centralizavimas – procese dalyvavo beveik visi darbų vadovai. Šia programa, kuri kartu su licencijos pirkimu, programavimo ir naujų modulių įdiegimo darbais kainavo maždaug 145 tūkst. eurų, naudojasi apie 100 vartotojų. Ši suma nėra galutinė, nes kainuoja programos palaikymas ir jos atnaujinimas.

Bendrovė „Kauno tiltai“ sužinojo, kad be jos programą „Primavera“ Lietuvoje yra įdiegusios tik Ignalinos atominė elektrinė ir „Mažeikių nafta“. Įmonė konsultavosi su profesionaliais šios programinės įrangos diegėjais Varšuvoje (Lenkija), bet jų nesamdė – dešimties darbuotojų pagalba programavo savo jėgomis.

„Kauno tiltuose“ įdiegta programa „Primavera“ lengva naudotis, nes ji buvo ne kartą tobulinta. Įmonė pasirinko labai išmintingą kelią, kai nesikišo į pačią sistemą ir jos drastiškai nekoregavo, o sukūrė papildomą modulį, dėl kurio visi programos atnaujinimai priimami labai paprastai, be būtinybės sistemą perprogramuoti.